„Megcsináltam, nézz rá!” – egy feladat útja a Cetliben

Péntekig kellene az új árlista

Nórának péntek délben ki kell küldenie a novemberi árlistát. Az árakat Bence tudja ellenőrizni, mert ő egyeztet a beszállítókkal. Nóra viszont szeretné még átnézni a kész anyagot, mielőtt elmegy az ügyfeleknek.

Ez az a munka, ami könnyen elindul egy „rá tudsz nézni?” üzenettel, aztán pénteken jön a kérdés: „Várj, ez most nálad van vagy nálam?” Végigvisszük ugyanazt a feladatot a Cetliben, hogy erre ne emlékezetből kelljen válaszolni.

A történet és a szereplők bemutatópéldák. A képek a működő Cetliben, kitalált adatokkal készültek.

1. Nóra leírja, mit kér, és Bencéhez rendeli

A Feladatok oldalon új feladatot nyit. Címnek ezt írja: „Nézd át a novemberi árlistát”. Kiválasztja a közös csoportjukat, a felelősöknél pedig Bencét.

A leírásba annyi kerül, amiből Bence el tud indulni:

Bence, kérlek, ellenőrizd a novemberi árakat a beszállítói lista alapján. A szállítási díjakat is nézd meg. Péntek délig kellene; kiküldés előtt még átnézem. — Nóra

Az árlistát csatolhatja is, vagy beteheti a közös dokumentum linkjét a leírásba. A határidőt az időzítési beállításoknál adja meg, majd létrehozza a feladatot. A péntek dél így nem csak a szövegben szerepel.

Nem kell regényt írni. Az viszont derüljön ki, melyik anyagról van szó, mit kell vele csinálni, és ki nézi át a végén.

2. Bence felveszi a fonalat

Bence megnyitja a feladatot, elolvassa a kérést, és Folyamatban állapotba teszi. Mivel Nóra már őt jelölte felelősnek, nem kell még egyszer magához rendelnie.

Ha nálatok a feladat először felelős nélkül kerül a közös csoportba, a Felelősök kezelése → Elvállalom → Mentés lépésekkel veheti magához. Ha másoktól veszi át az egész munkát, és van hozzá joga, a Csak én viszem tovább lecseréli a korábbi felelősöket. Ezt akkor válassza, ha tényleg egyedül viszi tovább.

Innentől a feladaton látszik, hogy Bencénél van a következő lépés. Ha közben kérdése akad, ide írja kommentben: például hogy az új szállítási díj a régi megrendelésekre is érvényes-e. A válasz így később is az árlista mellett marad.

3. Elkészült. De mi készült el pontosan?

Bence átnézi az árakat, kijavít két tételt, frissíti a szállítási díjat. Mielőtt továbbadná, megnyitja a Kommentek részt, és a Komment írása gombbal leírja, hol tart:

Átnéztem az árlistát. Két terméknél javítottam az árat, és frissítettem a szállítási díjat. Nóra, a kedvezményes csomagot még nézd meg, kérlek; a többi rendben.

Ha külön fájlban dolgozott, a javított változatot is mellékeli. A „kész” önmagában itt kevés lenne: Nóra ebből a pár mondatból tudja, mire kell figyelnie.

4. Ellenőrzésre teszi, és visszaadja Nórának

A csapat ehhez előre felvett egy Ellenőrzés nevű aktív státuszt. Ha nálatok még nincs ilyen oszlop, előbb kérjétek meg a csoport beállításait kezelő kollégát, hogy hozza létre. Ez még ne a lezáró állapot legyen: a munka átnézésre vár.

Bence az Oszlopos nézetben az Ellenőrzés oszlopba húzza a kártyát. A feladat adatlapján a státuszválasztóval is ugyanezt állíthatja be, például telefonról.

Ezután megnyitja a Felelősök kezelése ablakot, kiválasztja a Visszaadom: Szabó Nóra lehetőséget, majd ment. Ebben a példában Nóra hozta létre a feladatot, ezért hozzá kerül vissza.

A két lépés együtt az átadás. Az Ellenőrzés azt mondja meg, hol tart a munka. Nóra neve azt, hogy most kinél van a következő lépés. Az oszlopváltás önmagában nem cseréli le a felelőst.

A Visszaadom gomb más feladatnál korábbi felelőst is felajánlhat, ezért mentés előtt nézd meg a nevet. Ha nem a megfelelő ember szerepel ott, és van hozzárendelési jogosultságod, válaszd ki az ellenőrző kollégát a felelősök között.

5. Nóra átnézi, aztán lezárja

Nóra megnyitja a hozzá visszakerült feladatot. Ott van az eredeti kérés, Bence kommentje és az anyag, amit ellenőrizni kell. Átnézi a kedvezményes csomagot is.

Ha talál még javítanivalót, konkrétan leírja: „A csomagárnál még a régi kedvezmény szerepel, ezt javítsd, kérlek.” Visszaállítja Folyamatban állapotra, és újra Bencét jelöli felelősnek. Ugyanaz a feladat megy vissza egy körre, az előzményekkel együtt.

Ha minden rendben, elég egy rövid válasz: „Átnéztem, rendben van, mehet ki. Köszi!” Ezután Nóra a státuszválasztóban a csapat lezáró állapotát választja, a példánkban a Lezárt státuszt.

Bencének nem kell külön rákérdeznie, hogy jó lett-e. Nórának sem kell péntek délben kinyomoznia, melyik változat a végleges.

Próbáljátok ki a következő közös feladattal

Nem kell hozzá az egész céget átszervezni. Válasszatok egy munkát, amit valaki elkészít, más pedig ellenőriz. Beszéljétek meg, melyik oszlop jelenti az átnézést, és minden átadásnál tegyétek felelőssé azt, akinél a következő lépés van.

Ennyi a megállapodás: leírom, mit kérek; jelzed, hogy dolgozol rajta; elmondod, mit csináltál; visszaadod átnézésre. A végén pedig tényleg lezárjuk.